Les Giraultises blogguent

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  Olivier GIRAULT le 15 February 2007 à 16:09 Permalien | Répondre
  Mots-clefs: Communication ( 16 ), écriture, email ( 6 ), gestion ( 8 ), trusted trio ( 3 ), utilisation ( 4 )   

  Savoir écrire et gérer ses emails 

  Comme je l’exprimais dans le précédent billet "L’utilisation du mail et ses limites", le mail est une des plus anciennes applications du monde de l’Internet. Et bien qu’elle soit disponible et accessible par beaucoup de personnes, le mail n’est pas toujours bien utilisé.

  Mais comme le dit Stéphane Guérin "Ecrire un mail, ça s’apprend", je vous livre donc 4 règles indispensable pour bien écrire et surtout bien se faire comprendre lors de l’écriture d’un mail:

  1. Lors d’un échange de courriels, il faut impérativement reprendre le texte du précédent mail dans celui que l’on compose. Et ceci car votre correspondant peut avoir perdu le fil avec ces nombreux autres mails.
  2. Bien que le mail soit simple à utiliser, il faut garder un vocabulaire professionnel (pas d’abrégé) et surtout ne pas oublier les salutations.
  3. Signez vos courriels avec votre nom, prénom, adresse, téléphone, site, blog, … sans trop en faire non plus.
  4. La dernière et la plus importante, mettez un sujet significatif! Entre 6 à 20 mots maximum, vous devrez trouver des termes forts et cohérents. Vous pouvez aussi rajouter une information en début, du genre: info, confirmation, attente, …

  Dans un autre billet mais d’Eric Dupin, nommé "Le Trusted trio ou comment organiser sa gestion des emails", on y apprend à bien gérer sa boite mail. Et quand j’entends autour de moi que les mails sont trop nombreux alors qu’ils en reçoivent une vingtaine par semaine, je pense qu’il y a un vrai problème (ou besoin?) de gestion.
  Tout d’abord, il faut se réserver une ou plusieurs plages horaires dans la journée, afin de les consulter et y répondre. Car on le sait tous que se disperser n’a jamais bien fait avancer les choses. Ensuite le classement ou la méthode du Trusted Trio qui est en fait une approche très simple afin de classer ses mails en 3 catégories:

  • Action: mails auxquels nous devrons répondre dans la foulée,
  • Attente: mails qui demande une réflexion plus approfondie du sujet ou en attente d’éléments pour pouvoir donner suite,
  • Archive: mails répondus ou mails lus sans suite mais important à conserver.

  Je rajouterais une autre catégorie, la Corbeille qui ne faut pas oublier car stocker des informations inutiles n’a jamais rien rapporté.
  Dans un prochain billet, j’aborderais cette méthode un peu plus concrètement…

   

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  Olivier GIRAULT le 8 January 2007 à 17:35 Permalien | Répondre
  Mots-clefs: Communication ( 16 ), email ( 6 ), pratique ( 3 ), web 2.0 ( 4 )   

  Les pratiques du email dans le Web 2.0 

  L’utilisation du mail doit être aujourd’hui, à mon sens, le centre névralgique des différentes applications collaboratives Web 2.0 en entreprise.
  Ceci part déjà de plusieurs constatations:

  • le mail est une des plus anciennes applications d’Internet,
  • il est maitrisé par chaque internaute,
  • à chaque inscription de nouveau service, l’adresse mail est demandé afin d’avoir un contact possible.

  C’est donc à partir de ces trois constats que l’on peut considérer que le mail est indispensable pour mettre en place une solution adaptée au sein d’une entreprise, pas forcément technophile.
  Ainsi pour mettre en place, par exemple, un blog collaboratif, on cherchera des solutions simples d’interaction comme le mail. Pour Dotclear, on trouve plusieurs composants comme les suivants:

  • un plugin pour la mise en place d’une newsletter,
  • un plugin pour la mise en place d’une notification par mail,
  • un plugin pour poster via le mail,
  • une application Web: BlogMailr.
   
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  Olivier GIRAULT le 6 December 2006 à 10:40 Permalien | Répondre
  Mots-clefs: email ( 6 ), limite ( 2 ), outil ( 9 ), utilisation ( 4 )   

  L’utilisation du email et ses limites 

  Voici l’une des plus anciennes applications de l’Internet. Tout le monde en à déjà entendu parlé au moins une fois dans sa vie.

  Le mail, avant tout, est un outil de communication simple permettant à plusieurs utilisateurs de rentrer en conversation.
  Il est très simple à mettre en place avec les outils d’aujourd’hui et il est d’ailleurs toujours le premier outil mis en place dans les entreprises.
  La principale fonctionnalité est donc de pouvoir envoyer un courrier électronique à une adresse précise, donc ciblée. Sans adresse on ne pourra donc pas communiqué, c’est ce qui en fait sa principale limite.
  Ces communications à caractère privée peuvent, bien sûr, être étendu à un groupe (mailing list ou newsletter). J’aborderais ces points dans un futur article.
  D’autres limites d’utilisations peuvent être aussi avancées:

  • La faible réactivité des réponses. Même si la boite mail peut être paramétrée pour se synchroniser régulièrement, la réactivité reste faible. On dit que ce système est un système asynchrone.
  • La multiplicité des utilisateurs est aussi une limite; car sur un sujet complexe diffusé en mailing list, les réponses seront diffuses et diverses. Il sera donc plus difficile d’avoir une conversation dite construite.

  Pour résumer, avoir une boite mail est indispensable pour une entreprise car cela reste une base de communication connu de tout le monde. Ce moyen de communication est asynchrone et permet de différer dans le temps une réponse qui pourra être plus construite.

   
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  Olivier GIRAULT le 23 November 2006 à 11:13 Permalien | Répondre
  Mots-clefs: Collaboration ( 8 ), Communication ( 16 ), individuelle, publication ( 5 ), publique, typologie ( 2 ), utilisation ( 4 )   

  Typologie des systèmes de communication sur Internet 

  La mise en place de solutions de communication au sein d’une entreprise sont à faire, bien sûr, en parallèle avec un cahier de charge qui permettra de valider ou non les solutions proposées suivant les besoins ressentis.

  On peut distinguer trois grandes familles de système de publication sur Internet.
  Outre les produits payants/gratuits et propriétaires/libres, leurs utilisations peuvent être classés comme ce qui suit:

  • les solutions de communication individuelle,
  • les solutions de communication publique,
  • les solutions de communication collective et/ou collaborative.

  Les outils de communication individuelle sont très souvent les premiers systèmes mis en place au sein d’une entreprise. Ils sont relativement simples et accessibles à tout individu normalement constitué. Il s’agit des messageries, mail ou autres messageries instantanées (MSN, AIM, ICQ, Google Talk, …), et des systèmes VoIP (téléphonie/visiophonie par Internet). On peut aussi rentrer dans cette catégorie les abonnements individualisés comme les newsletters ou les flux de syndication (RSS, Feed, …). Attention tout de même, ce n’est pas parce que c’est un système individualisé que sa mise en place et son fonctionnement ne permet pas de globaliser les envois.

  Les outils de communication publique viennent ensuite pour promouvoir des compétences et développer une activité de démarchage via Internet. Cette catégorie regroupe les sites Internet statiques, dynamiques ou animés; ainsi que les nouveaux médias, comme les webradios, webTV ou podcasts (audio/vidéo). Le contenu est "statique", ce qui ne veut pas dire qu’ils sont non évolutifs.

  Les outils collectifs et/ou collaboratifs sont, plus ou moins, issus de la tendance web 2.0. Ce sont les réseaux sociaux, les espaces de discussion (chat, forum) et les outils collaboratifs/ouverts (wiki, blog). Ils peuvent être mis en place lorsqu’un besoin d’interaction et/ou de communication d’un groupe de personnes entre eux ou avec le public est remarqué.

  Je reviendrais plus concrètement sur ces différentes solutions dans mes prochains billets.

  Avez vous des choses à rajouter?