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  • Olivier GIRAULT 11:00 on 27 August 2007 Permalien | Répondre
    Tags: , , , trusted trio   

    Comment gérer ses emails? 

    Voici un petit retour sur quelques articles, à savoir:

    Voici donc la mindmap correspondante à ce travail.
    N’hésitez pas à la commenter et à le faire suivre ;-)

    Lien direct: https://www.mindomo.com/view?m=5ebf7079a213aca5303a5cbb0771dce3

     
  • Olivier GIRAULT 19:19 on 15 February 2007 Permalien | Répondre
    Tags: , , , trusted trio   

    Le Trusted Trio chez Google Mail 

    Suite au précédent billet "Savoir écrire et gérer ses mails", voici comment appliquer le Trusted Trio à votre application mail préférée, je veux parler de Gmail.

    Comme dans toutes boites mail, vous avez à votre disposition des fonctionnalités pour traiter et améliorer son utilisation. Ainsi dans Gmail, vous pouvez classer, tagguer, répondre, transmettre, … en un mnimum de clics. Ici on se limitera donc à voir comment peut on appliquer la méthode Trusted Trio vu chez Presse-Citron. Pour rappel, c’est classer ses mail en 3 catégories: action, attente et archive.

    Vous avez donc une boite de réception qui, comme son nom l’indique, vous permet de visualiser directement les messages non lus et donc à classer.
    Pour les messages à classer dans "action", vous y répondrez de suite. Ceci vous permettra ensuite de le tagguer et de l’archiver avec le bouton portant ce nom. La catégorie "action" est donc remplie.
    Vous disposez ensuite d’une étoile devant votre message, il suffira donc de la cliquer pour marquer vos mails "en attente". Vous pourrez aussi en profiter pour les tagguer à leur tour. Mais ne les archiver pas, ainsi vous garderez un oeil sur les messages à traiter.
    Enfin, il vous reste les messages qui n’ont besoin d’aucune réponse. Vous pouvez alors les lire, les tagguer et les archiver.
    Il vous restera alors, dans la boite de réception, uniquement les messages à traiter.

    Rien ne vaut un bon résumé tout en image:

    Trusted trio chez Gmail

    Et voilà en quelques clics votre relevé de courriels est réalisé.

     
  • Olivier GIRAULT 16:09 on 15 February 2007 Permalien | Répondre
    Tags: , écriture, , , trusted trio,   

    Savoir écrire et gérer ses emails 

    Comme je l’exprimais dans le précédent billet "L’utilisation du mail et ses limites", le mail est une des plus anciennes applications du monde de l’Internet. Et bien qu’elle soit disponible et accessible par beaucoup de personnes, le mail n’est pas toujours bien utilisé.

    Mais comme le dit Stéphane Guérin "Ecrire un mail, ça s’apprend", je vous livre donc 4 règles indispensable pour bien écrire et surtout bien se faire comprendre lors de l’écriture d’un mail:

    1. Lors d’un échange de courriels, il faut impérativement reprendre le texte du précédent mail dans celui que l’on compose. Et ceci car votre correspondant peut avoir perdu le fil avec ces nombreux autres mails.
    2. Bien que le mail soit simple à utiliser, il faut garder un vocabulaire professionnel (pas d’abrégé) et surtout ne pas oublier les salutations.
    3. Signez vos courriels avec votre nom, prénom, adresse, téléphone, site, blog, … sans trop en faire non plus.
    4. La dernière et la plus importante, mettez un sujet significatif! Entre 6 à 20 mots maximum, vous devrez trouver des termes forts et cohérents. Vous pouvez aussi rajouter une information en début, du genre: info, confirmation, attente, …

    Dans un autre billet mais d’Eric Dupin, nommé "Le Trusted trio ou comment organiser sa gestion des emails", on y apprend à bien gérer sa boite mail. Et quand j’entends autour de moi que les mails sont trop nombreux alors qu’ils en reçoivent une vingtaine par semaine, je pense qu’il y a un vrai problème (ou besoin?) de gestion.
    Tout d’abord, il faut se réserver une ou plusieurs plages horaires dans la journée, afin de les consulter et y répondre. Car on le sait tous que se disperser n’a jamais bien fait avancer les choses. Ensuite le classement ou la méthode du Trusted Trio qui est en fait une approche très simple afin de classer ses mails en 3 catégories:

    • Action: mails auxquels nous devrons répondre dans la foulée,
    • Attente: mails qui demande une réflexion plus approfondie du sujet ou en attente d’éléments pour pouvoir donner suite,
    • Archive: mails répondus ou mails lus sans suite mais important à conserver.

    Je rajouterais une autre catégorie, la Corbeille qui ne faut pas oublier car stocker des informations inutiles n’a jamais rien rapporté.
    Dans un prochain billet, j’aborderais cette méthode un peu plus concrètement…

     
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