Suite à la rencontre organisée par Club Net Ouest et le GRICO (Groupe de Recherche sur les TIC, l’Intelligence et le Changement Organisationnel), Jean-Luc MEREL, maitre d’ouvrage Intranet et travail collaboratif à la MAIF, et Aude BIHANNIC, sa collaboratrice, (avec la participation de Maryse CARMES), nous ont présenté pendant plus de 4h leur stratégie sur le travail collaboratif.
Ainsi, Jean-Luc MEREL inscrit le travail collaboratif dans une continuité d’évolution des Technologies d’Information et de Communication.
Tout d’abord, les outils de bureautique (traitement de texte, tableur, présentation, …) nous ont permis la production de documents. Ensuite, la messagerie, désormais bien implantée dans nos entreprises, nous a permis de communiquer plus facilement autour de la production de ses documents. 
La collaboration vient alors compléter cette gamme d’outils, afin de partager et communiquer plus efficacement nos connaissances. La phase suivante sera alors de manager et d’organiser toute la collaboration afin de former une véritable "base de donnée" de connaissances accessibles. C’est bien ce dernier mot qui a toute son importance avec les prochains enjeux sur la recherche sémantique, les recommandations, …
Les activités sont ainsi organisées en 3C:
- la Coopération: principalement axée sur le partage de dossier.
- la Coordination: agendas partagés, organisation de réunion, affectation des tâches, …
- la Communication: échanger des messages, diffuser des documents, …
Le système collaboratif vient donc compléter, au centre, ces trois activités en proposant un espace d’échange, de coordination et de communication.
Pour son système collaboratif, la MAIF a donc choisi la solution QuickPlace d’IBM (la nouvelle version se nomme QuickR). Cette solution est un gestionnaire d’espaces collaboratifs sur serveur. C’est en quelques sorte le concurrent direct de SharePoint de chez Microsoft. Il est utilisé dans trois cas de figure:
- pour la gestion d’un projet: participer, échanger, coordonner, …
- pour établir un réseau (social!) de compétence: regroupement d’experts afin de capitaliser et regrouper leurs connaissances,
- pour établir une communauté d’entité: un point central d’échange docummentaire pour une entité géographique.
Ce dernier point est plus délicat car il ne doit en aucun cas remplacer un Intranet, mais plutôt permettre une certaine autonomie et souplesse de gestion documentaire à un groupe restreint.
On nous a ensuite passé en revu les autres outils de communication disponibles au sein de leur organisation. C’est à dire les solutions de télé-conférence, vidéo-conférence, Web-conférence, et la messagerie instantanée. C’est donc une gamme complète de services, tournée vers la facilitation de la mise en relation.
L’étape prochaine qu’ils aimeraient franchir est celle de l’intégration des Wikis et des blogs. Une brève présentation a donc été réalisée sur ce thème par Guillemette LE GUENNEC, étudiante en Licence MASERTIC à la Rochelle.
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