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  • Gestion des mails et gestion des tâches: votre outil central

    Olivier GIRAULT 13:44 le 31 janvier 2008 | 0 Permaliens | Répondre
    Tags email, , , , tâche

    Remember The MilkVous connaissez certainement Gmail, la messagerie de Google, non? Je ne vous ré-apprendrais pas, dans cet article, la méthode Trusted Trio ni son application à cet messagerie; mais plutôt de l’intégration de Remember The Milk à cette dernière.

    Remember The Milk est un gestionnaire de tâches très avancé. Il vous permet en quelques clics de gérer vos tâches de manière structurée: par dossiers, par tags, par dates, par priorités, … il est aussi très bien intégré à Google Agenda. Depuis peu, il l’est donc aussi avec Gmail! Vous avez ainsi un outil central pour votre gestion quotidienne, d’emails et de tâches.

    Vous pourrez alors disposer d’une interface complète pour une meilleure efficacité personnelle.

    Son intégration est particulièrement réussie car vous pourrez enregistrer et gérer vos tâches depuis l’interface Gmail. Mais aussi, vous pourrez enregistrer directement un email comme favoris qui sera automatiquement ajouté en tâche et répondre par email à une tâche associée à un contact.

    Si jamais vous utilisez Microsoft Office Outlook 2003/2007, vous pourrez aussi intégrer vos tâches dans votre calendrier.

     Pour en savoir plus sur ce service, je vous invite à consulter les deux articles suivants:

     

     
  • Comment gérer ses emails?

    Olivier GIRAULT 11:00 le 27 août 2007 | 0 Permaliens | Répondre
    Tags email, , ,

    Voici un petit retour sur quelques articles, à savoir:

    Voici donc la mindmap correspondante à ce travail.
    N’hésitez pas à la commenter et à le faire suivre ;-)

    Lien direct: https://www.mindomo.com/view?m=5ebf7079a213aca5303a5cbb0771dce3

     
  • Le Trusted Trio chez Google Mail

    Olivier GIRAULT 19:19 le 15 février 2007 | 1 Permaliens | Répondre
    Tags email, , ,

    Suite au précédent billet "Savoir écrire et gérer ses mails", voici comment appliquer le Trusted Trio à votre application mail préférée, je veux parler de Gmail.

    Comme dans toutes boites mail, vous avez à votre disposition des fonctionnalités pour traiter et améliorer son utilisation. Ainsi dans Gmail, vous pouvez classer, tagguer, répondre, transmettre, … en un mnimum de clics. Ici on se limitera donc à voir comment peut on appliquer la méthode Trusted Trio vu chez Presse-Citron. Pour rappel, c’est classer ses mail en 3 catégories: action, attente et archive.

    Vous avez donc une boite de réception qui, comme son nom l’indique, vous permet de visualiser directement les messages non lus et donc à classer.
    Pour les messages à classer dans "action", vous y répondrez de suite. Ceci vous permettra ensuite de le tagguer et de l’archiver avec le bouton portant ce nom. La catégorie "action" est donc remplie.
    Vous disposez ensuite d’une étoile devant votre message, il suffira donc de la cliquer pour marquer vos mails "en attente". Vous pourrez aussi en profiter pour les tagguer à leur tour. Mais ne les archiver pas, ainsi vous garderez un oeil sur les messages à traiter.
    Enfin, il vous reste les messages qui n’ont besoin d’aucune réponse. Vous pouvez alors les lire, les tagguer et les archiver.
    Il vous restera alors, dans la boite de réception, uniquement les messages à traiter.

    Rien ne vaut un bon résumé tout en image:

    Trusted trio chez Gmail

    Et voilà en quelques clics votre relevé de courriels est réalisé.

     
  • Savoir écrire et gérer ses emails

    Olivier GIRAULT 16:09 le 15 février 2007 | 0 Permaliens | Répondre
    Tags , écriture, email, , ,

    Comme je l’exprimais dans le précédent billet "L’utilisation du mail et ses limites", le mail est une des plus anciennes applications du monde de l’Internet. Et bien qu’elle soit disponible et accessible par beaucoup de personnes, le mail n’est pas toujours bien utilisé.

    Mais comme le dit Stéphane Guérin "Ecrire un mail, ça s’apprend", je vous livre donc 4 règles indispensable pour bien écrire et surtout bien se faire comprendre lors de l’écriture d’un mail:

    1. Lors d’un échange de courriels, il faut impérativement reprendre le texte du précédent mail dans celui que l’on compose. Et ceci car votre correspondant peut avoir perdu le fil avec ces nombreux autres mails.
    2. Bien que le mail soit simple à utiliser, il faut garder un vocabulaire professionnel (pas d’abrégé) et surtout ne pas oublier les salutations.
    3. Signez vos courriels avec votre nom, prénom, adresse, téléphone, site, blog, … sans trop en faire non plus.
    4. La dernière et la plus importante, mettez un sujet significatif! Entre 6 à 20 mots maximum, vous devrez trouver des termes forts et cohérents. Vous pouvez aussi rajouter une information en début, du genre: info, confirmation, attente, …

    Dans un autre billet mais d’Eric Dupin, nommé "Le Trusted trio ou comment organiser sa gestion des emails", on y apprend à bien gérer sa boite mail. Et quand j’entends autour de moi que les mails sont trop nombreux alors qu’ils en reçoivent une vingtaine par semaine, je pense qu’il y a un vrai problème (ou besoin?) de gestion.
    Tout d’abord, il faut se réserver une ou plusieurs plages horaires dans la journée, afin de les consulter et y répondre. Car on le sait tous que se disperser n’a jamais bien fait avancer les choses. Ensuite le classement ou la méthode du Trusted Trio qui est en fait une approche très simple afin de classer ses mails en 3 catégories:

    • Action: mails auxquels nous devrons répondre dans la foulée,
    • Attente: mails qui demande une réflexion plus approfondie du sujet ou en attente d’éléments pour pouvoir donner suite,
    • Archive: mails répondus ou mails lus sans suite mais important à conserver.

    Je rajouterais une autre catégorie, la Corbeille qui ne faut pas oublier car stocker des informations inutiles n’a jamais rien rapporté.
    Dans un prochain billet, j’aborderais cette méthode un peu plus concrètement…

     
  • Les pratiques du email dans le Web 2.0

    Olivier GIRAULT 17:35 le 8 janvier 2007 | 0 Permaliens | Répondre
    Tags , email, ,

    L’utilisation du mail doit être aujourd’hui, à mon sens, le centre névralgique des différentes applications collaboratives Web 2.0 en entreprise.
    Ceci part déjà de plusieurs constatations:

    • le mail est une des plus anciennes applications d’Internet,
    • il est maitrisé par chaque internaute,
    • à chaque inscription de nouveau service, l’adresse mail est demandé afin d’avoir un contact possible.

    C’est donc à partir de ces trois constats que l’on peut considérer que le mail est indispensable pour mettre en place une solution adaptée au sein d’une entreprise, pas forcément technophile.
    Ainsi pour mettre en place, par exemple, un blog collaboratif, on cherchera des solutions simples d’interaction comme le mail. Pour Dotclear, on trouve plusieurs composants comme les suivants:

     
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