Savoir écrire et gérer ses emails

Comme je l’exprimais dans le précédent billet "L’utilisation du mail et ses limites", le mail est une des plus anciennes applications du monde de l’Internet. Et bien qu’elle soit disponible et accessible par beaucoup de personnes, le mail n’est pas toujours bien utilisé.

Mais comme le dit Stéphane Guérin "Ecrire un mail, ça s’apprend", je vous livre donc 4 règles indispensable pour bien écrire et surtout bien se faire comprendre lors de l’écriture d’un mail:

  1. Lors d’un échange de courriels, il faut impérativement reprendre le texte du précédent mail dans celui que l’on compose. Et ceci car votre correspondant peut avoir perdu le fil avec ces nombreux autres mails.
  2. Bien que le mail soit simple à utiliser, il faut garder un vocabulaire professionnel (pas d’abrégé) et surtout ne pas oublier les salutations.
  3. Signez vos courriels avec votre nom, prénom, adresse, téléphone, site, blog, … sans trop en faire non plus.
  4. La dernière et la plus importante, mettez un sujet significatif! Entre 6 à 20 mots maximum, vous devrez trouver des termes forts et cohérents. Vous pouvez aussi rajouter une information en début, du genre: info, confirmation, attente, …

Dans un autre billet mais d’Eric Dupin, nommé "Le Trusted trio ou comment organiser sa gestion des emails", on y apprend à bien gérer sa boite mail. Et quand j’entends autour de moi que les mails sont trop nombreux alors qu’ils en reçoivent une vingtaine par semaine, je pense qu’il y a un vrai problème (ou besoin?) de gestion.
Tout d’abord, il faut se réserver une ou plusieurs plages horaires dans la journée, afin de les consulter et y répondre. Car on le sait tous que se disperser n’a jamais bien fait avancer les choses. Ensuite le classement ou la méthode du Trusted Trio qui est en fait une approche très simple afin de classer ses mails en 3 catégories:

  • Action: mails auxquels nous devrons répondre dans la foulée,
  • Attente: mails qui demande une réflexion plus approfondie du sujet ou en attente d’éléments pour pouvoir donner suite,
  • Archive: mails répondus ou mails lus sans suite mais important à conserver.

Je rajouterais une autre catégorie, la Corbeille qui ne faut pas oublier car stocker des informations inutiles n’a jamais rien rapporté.
Dans un prochain billet, j’aborderais cette méthode un peu plus concrètement…